E-Rechnung ab 2027: Was Betriebe jetzt regeln müssen
Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 ihre Rechnungen an Geschäftskunden als E-Rechnung ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 alle anderen. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF reicht nicht.
Auf dieser Seite steht, was das für kleine und mittlere Betriebe konkret bedeutet, welche Lösung zu wem passt und wie wir es für uns selbst umgesetzt haben.
- Empfang: Pflicht seit 1. Januar 2025, für alle Unternehmen, auch Kleinunternehmer und Vermieter. Ein E-Mail-Postfach reicht zum Empfangen. Die Datei muss aber geprüft und unverändert archiviert werden.
- Ausgang: Ab 1. Januar 2027 Pflicht bei mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026, ab 1. Januar 2028 für alle. Nur für Rechnungen an Unternehmen in Deutschland.
- Ausgenommen: Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze und das Ausstellen durch Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
- Format: XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (alle Profile außer MINIMUM und BASIC WL). Ein normales PDF, auch per E-Mail, ist keine E-Rechnung.
Wer muss wann?
Die Pflicht kommt in Stufen. Maßgeblich für die Stufe 2027 ist der Gesamtumsatz des Vorjahres.
| Ab wann | Wer | Was gilt |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen | E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können |
| bis 31. Dezember 2026 | Alle Unternehmen | Papierrechnungen weiter erlaubt, andere Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers |
| ab 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Jahr 2026 | E-Rechnung Pflicht für alle Rechnungen an Unternehmen in Deutschland |
| bis 31. Dezember 2027 | Unternehmen bis 800.000 Euro Umsatz | Papier und PDF (mit Zustimmung) weiter erlaubt |
| ab 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen | E-Rechnung Pflicht für alle Rechnungen an Unternehmen in Deutschland |
| ab 1. Juli 2030 (geplant) | Alle Unternehmen | Elektronische Meldung von Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung. Die E-Rechnung ist die Grundlage dafür, Einzelheiten stehen noch nicht fest. |
Wer 2026 unter 800.000 Euro bleibt, hat also bis Ende 2027 Zeit. Ein Jahr klingt nach viel. In der Praxis stellen größere Kunden ihre Buchhaltung aber schon zum Januar 2027 um und erwarten dann auch von kleineren Lieferanten E-Rechnungen. Wer früher umstellt, erspart sich Rückfragen und Nachbesserungen.
Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Datei, in der die Rechnungsdaten in festen Feldern stehen: Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Steuersätze, Bankverbindung. Eine Software kann sie ohne Abtippen lesen. Das unterscheidet sie von Papier und PDF.
| Format | Gilt als E-Rechnung | Für Menschen lesbar | Für Software lesbar |
|---|---|---|---|
| Papier | Nein | ja | nein |
| PDF per E-Mail | Nein | ja | nein, nur Text ohne Struktur |
| ZUGFeRD / Factur-X PDF mit eingebetteter XML | Ja, ab Version 2.0.1 (außer Profile MINIMUM und BASIC WL) | ja | ja |
| XRechnung reine XML-Datei | Ja | nur mit Anzeigeprogramm | ja |
Vorne und dahinter. Bei ZUGFeRD sieht Ihr Kunde wie gewohnt ein PDF. Dahinter steckt eine XML-Datei mit denselben Daten in Feldern. Die Software des Empfängers liest die XML, nicht das PDF. Deshalb gilt: Weichen PDF und XML voneinander ab, zählt die XML. Dieser Satz entscheidet darüber, welche Lösungen taugen. Eine Rechnung, bei der die Daten nachträglich von Hand ins PDF geschrieben werden, ist keine.
Drei Dinge, die jeder Betrieb regeln muss
Eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten E-Rechnungen schicken, zum Beispiel rechnung@ihre-firma.de. Ein Programm, das XML-Rechnungen anzeigt und prüft. Und eine Regel, wer die Rechnung freigibt.
Ein Weg, aus Ihren Rechnungsdaten eine gültige XML zu erzeugen: in der Buchhaltungs- oder Branchensoftware, über den Steuerberater oder mit einem Konverter für bestehende Vorlagen. Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen, auch die Leistungsbeschreibung.
Der strukturierte Teil muss acht Jahre lang unverändert und maschinenlesbar aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder nur das PDF genügt nicht. Buchhaltungsprogramme mit Archiv oder ein Dokumentenmanagement erledigen das. Eine einfache Ordnerablage braucht zusätzliche Vorkehrungen und sollte mit dem Steuerberater abgestimmt sein.
Welche Lösung passt zu Ihnen?
Die Frage, die wir am häufigsten hören, lautet: „Welche Software soll ich nehmen?“ Sie ist selten die erste Frage. Die erste Frage ist, wo Ihre Rechnungen heute entstehen, wer sie prüft und wo sie landen. Wer das einmal aufzeichnet, erkennt meist schnell, welcher der vier Wege passt.
| Weg | Passt, wenn | Dahinter | Woran Sie denken sollten |
|---|---|---|---|
| 1. Über den Steuerberater z. B. DATEV Unternehmen online | Sie schreiben wenige Rechnungen und Ihre Buchhaltung liegt ohnehin in der Kanzlei. | Rechnungen werden im Portal erfasst, die Kanzlei verbucht direkt. | Laufende Kosten und Abhängigkeit von der Kanzlei. Ausgangsrechnungen entstehen dann im Portal, nicht mehr in Word. |
| 2. Buchhaltungssoftware z. B. lexoffice, sevdesk | Sie wollen Angebote, Rechnungen, Mahnungen und Belege an einem Ort. | E-Rechnung ein- und ausgehend ist eingebaut, das Archiv meist auch. | Einmal sauber einrichten: Stammdaten, Nummernkreise, Vorlagen. Ihr bisheriges Rechnungsdesign geht meist verloren. |
| 3. Branchensoftware Handwerk, Bau, Hausverwaltung | Sie kalkulieren mit Aufmaß, Leistungsverzeichnissen oder Mietobjekten. | Der Anbieter liefert das E-Rechnungs-Modul, Aufmaß und Anlagen bleiben erhalten. | Prüfen, ob das Modul XRechnung und ZUGFeRD erzeugt und ob Abschlags- und Schlussrechnungen richtig abgebildet werden. |
| 4. Bestehende Vorlagen plus Konverter | Ihre Rechnungen entstehen in Word, Google Docs oder einer eigenen Lösung, und das soll so bleiben. | Ein kleines Werkzeug ergänzt das PDF um die XML und prüft sie gegen die Norm. So machen wir es selbst. | Die Daten müssen sauber in das Werkzeug gelangen. Für den Eingang brauchen Sie trotzdem eine Prüf- und Ablagelösung. |
Wie wir es selbst gelöst haben
THiNK Media Design ist Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Wir müssten also keine E-Rechnungen ausstellen. Wir tun es seit Oktober 2026 trotzdem, aus zwei Gründen: Unsere Kunden sind Unternehmen, die ab 2027 mit E-Rechnungen arbeiten. Und wir wollten den Weg selbst gehen, bevor wir ihn empfehlen.
Unsere Rechnungen entstehen weiterhin in unserer Vorlage in Google Docs, mit Logo, Schrift und Aufbau, wie wir sie gestaltet haben. Daraus wird ein PDF. Ein kleines Werkzeug, das wir dafür gebaut haben, liest die Rechnungsdaten und ergänzt das PDF um die strukturierte XML im ZUGFeRD-Format (Profil EN 16931). Heraus kommt eine PDF/A-3-Datei, die Mensch und Software lesen können. Danach prüft ein zweiter Schritt die Datei gegen die Prüfregeln der Norm. Erst wenn null Fehler und null Warnungen gemeldet werden, geht die Rechnung raus. Für Kunden, die nur die XML wollen, liegt sie zusätzlich daneben.
Was wir daraus gelernt haben: Nicht jeder Betrieb braucht neue Software. Jeder Betrieb braucht einen Ablauf, in dem die Rechnungsdaten einmal richtig erfasst werden. Dann ist die E-Rechnung ein Nebenprodukt, kein Projekt.
Besonderheiten für Bau, Handwerk und Immobilien
Privatkunden
Rechnungen an Privatpersonen bleiben, wie sie sind. Wer überwiegend für Privatkunden arbeitet, braucht die E-Rechnung nur für Geschäftskunden. Empfangen können muss er sie trotzdem, denn Lieferanten, Großhandel und Subunternehmer stellen auf E-Rechnung um.
Aufmaß und Leistungsverzeichnis
Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 lässt für Bauleistungen bis zum 30. Juni 2030 zu, dass im strukturierten Teil nur die Summe je Gewerk steht, wenn eine lesbare Anlage mit den Einzelpositionen eindeutig in Bezug genommen wird. Das Aufmaß darf also als PDF-Anhang mitlaufen. Die Leistungsbeschreibung in der XML muss trotzdem erkennen lassen, was wo geleistet wurde.
Abschlags- und Schlussrechnungen
Auch Abschlags-, Teil- und Schlussrechnungen fallen unter die Pflicht. Die Schlussrechnung muss die geleisteten Abschläge nachvollziehbar absetzen. Prüfen Sie, ob Ihre Software das im strukturierten Teil sauber abbildet.
Kleinbeträge
Rechnungen bis 250 Euro brutto sind ausgenommen. Der Materialeinkauf im Großhandel liegt meist darüber und kommt künftig als E-Rechnung.
Vermieter und Hausverwaltungen
Wohnraumvermietung ist umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG) und von der Pflicht zum Ausstellen ausgenommen. E-Rechnungen von Handwerkern und Dienstleistern müssen Vermieter aber empfangen und archivieren können, denn Vermieter sind Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Häufige Fragen
Reicht ein PDF per E-Mail weiterhin?
Nur noch für eine Übergangszeit. Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen Rechnungen an Geschäftskunden als Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als PDF verschicken. Ab 2027 gilt das nur noch für Unternehmen bis 800.000 Euro Umsatz, und ab 2028 für niemanden mehr. Ein PDF enthält keine strukturierten Daten und ist deshalb keine E-Rechnung. Rechnungen an Privatkunden sind davon nicht betroffen.
Ich bin Kleinunternehmer. Betrifft mich die E-Rechnung?
Zur Hälfte. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen seit 2025 wie jedes andere Unternehmen. Ausstellen müssen Sie sie nicht, Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind davon ausgenommen. Sie dürfen es aber freiwillig tun, und zwar ohne Zustimmung des Empfängers. Wir machen das selbst so, weil unsere Kunden Unternehmen sind.
Was passiert, wenn ich ab 2027 trotzdem ein PDF schicke?
Ein Bußgeld gibt es dafür nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 nicht. Der Empfänger hat dann aber keine ordnungsgemäße Rechnung, und das kann seinen Vorsteuerabzug gefährden. In der Praxis heißt das: Ihr Kunde fordert eine korrigierte Rechnung an, und die Zahlung verzögert sich. Große Kunden werden ab Januar 2027 E-Rechnungen von ihren Lieferanten erwarten, weil ihre Buchhaltung dann darauf eingestellt ist.
XRechnung oder ZUGFeRD: Was soll ich nehmen?
Beide erfüllen die Norm EN 16931 und sind gültig. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteter XML und daher für Empfänger ohne Spezialsoftware bequemer, weil sie die Rechnung wie gewohnt öffnen können. XRechnung ist eine reine XML-Datei und wird von öffentlichen Auftraggebern in der Regel über deren Portale verlangt. Für die meisten Betriebe mit privaten und gewerblichen Kunden ist ZUGFeRD der einfachere Standard.
Muss ich jede E-Rechnung prüfen lassen (validieren)?
Eine gesetzliche Pflicht gibt es nicht, das BMF empfiehlt die Prüfung aber ausdrücklich. Nur Fehler, die eine steuerliche Pflichtangabe betreffen, haben steuerliche Folgen. Die meisten Buchhaltungsprogramme prüfen eingehende Rechnungen automatisch. Den Prüfbericht sollten Sie zur Rechnung ablegen.
Wie lange und in welcher Form muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, und zwar so, dass der strukturierte Teil (die XML-Daten) unverändert und maschinenlesbar bleibt. Ein Ausdruck oder nur das PDF reicht nicht. Das gilt für empfangene und für ausgestellte E-Rechnungen.
Kann ich mein bisheriges Rechnungslayout behalten?
Ja. Bei ZUGFeRD bleibt das PDF so, wie Sie es gestaltet haben, mit Logo, Schrift und Aufbau. Die XML liegt unsichtbar dahinter. Wichtig ist nur, dass beide dieselben Daten enthalten, denn bei Abweichungen zählt die XML.
Was ist mit Rechnungen an Privatkunden oder ins Ausland?
Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide in Deutschland ansässig sind. Rechnungen an Privatpersonen bleiben, wie sie sind. Für Kunden im Ausland gilt die deutsche Pflicht nicht, einige EU-Länder haben aber eigene Regeln.
Was kostet die Umstellung?
Zwischen null und einer monatlichen Softwaregebühr. Kostenlose Anzeigeprogramme und das Portal des Steuerberaters decken den Empfang oft schon ab. Der eigentliche Aufwand liegt selten in der Software, sondern darin, Stammdaten und Ablauf einmal sauber aufzuräumen, damit die Daten an einer Stelle richtig entstehen.
Was wir für Sie tun können
In einem kurzen Gespräch gehen wir Ihren Rechnungsweg durch, vom Angebot bis zum Archiv. Sie bekommen eine klare Empfehlung, welcher der vier Wege zu Ihrem Betrieb passt, und eine Liste, was dafür zu tun ist. Wenn Sie wollen, setzen wir es danach um: Eingangspostfach und Prüfung, Ausgang aus Ihren Vorlagen oder Ihrer Software, Archiv und eine kurze Anleitung für Ihr Team.
E-Rechnungs-Check anfragen
Philipp HofmannGründer von THiNK Media Design in Ahnatal bei Kassel. Gestaltet Marken und Websites und automatisiert Abläufe für Betriebe in Bau, Immobilien und Handwerk, vom Anfrageformular bis zur E-Rechnung.
Diese Seite erklärt die Regeln allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Ob und ab wann Ihr Betrieb betroffen ist, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberaterin oder Ihrem Steuerberater. Wir kümmern uns um die Umsetzung.
- Bundesministerium der Finanzen: Schreiben zur obligatorischen elektronischen Rechnung vom 15. Oktober 2024, 15. Oktober 2025 und 15. Oktober 2026
- § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen) und § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelungen)
- Zentralverband des Deutschen Handwerks: Umfrage zur E-Rechnung im Handwerk, Januar bis Februar 2026