Vorne

Gebucht, bezahlt, abgerechnet.

Sieben neue Zimmer in Burbach-Würgendorf für Monteure, Geschäftsreisende und Wanderer. Gäste buchen direkt auf der Website, zahlen online und reisen mit Türcode an.

Case Study · Wohnen bei Gerlis Branding · Website · Buchungssystem seit 2025
Dahinter

Von Anfang an automatisch.

  1. Sekunde 0Buchung geht ein
  2. automatischPreis und Verfügbarkeit geprüft
  3. automatischZahlung über Mollie verbucht
  4. automatischZimmerkalender und Tabelle aktualisiert
  5. automatischRechnung als PDF erstellt
Links der Buchungskalender für Zimmer 101 mit belegten Tagen, rechts eine automatisch erzeugte Rechnung im selben Design
Vorne der Buchungskalender, in dem Gäste ihre Nächte wählen. Dahinter die Rechnung, die das System nach jeder Buchung selbst erstellt. Beispieldaten.
118
Buchungen seit dem Start 2025
7
Zimmer, jedes mit eigenem Kalender
5 Min.
Aufwand pro Buchung statt 15 bis 20 per Hand
20+ Std.
gesparte Büroarbeit, überwiegend über Direktbuchungen
Ausgangslage

Ein neues Haus. Kein alter Ablauf.

Bei Wohnen bei Gerlis gab es nichts zu retten. Die Zimmer entstanden neu, und mit ihnen die Frage, wie Gäste davon erfahren, wie sie buchen und wie aus einer Buchung eine bezahlte Rechnung wird.

Viele Vermieter fangen mit Telefon, Zettel und Word-Vorlage an und automatisieren erst, wenn es zu viel wird. Dann muss ein eingespielter Ablauf umgebaut werden. Wir hatten die Chance, es umgekehrt zu machen: den Ablauf zuerst durchdenken und von Tag eins an richtig aufsetzen.

Jede Buchung soll von der Anfrage bis zur Rechnung durchlaufen. Für Einzelgäste genauso wie für Firmen, die ein ganzes Team unterbringen.

Vorne

Was der Gast sieht. Und was dahinter passiert.

Eine eigene Farbwelt in Navy, Gold und Creme zieht sich durch Website, Buchung, Bestätigung und Rechnung. Jede Karte hat eine Rückseite: Dort steht, was das System in diesem Moment erledigt.

Zimmerseite 101 mit Fotos, Preis und Buchungskalender

Direkt buchen

Zimmer und Zeitraum wählen, online bezahlen. Ohne Umweg über eine Plattform.

Interne Buchungserfassung mit zwei Zimmern, eigenen Zeiträumen und Preisen

Firmen anfragen

Teams fragen mehrere Zimmer an und zahlen bequem auf Rechnung.

Stilisierte Zahlentastatur des Türschlosses mit einer Mail, die den Zugangscode enthält

Selbst einchecken

Das Türschloss öffnet per Zahlencode. Anreisen geht auch spät abends.

Sammelrechnung über drei Zimmer im Gerlis-Design

Rechnung im Haus-Design

Logo, Kennzahlen, klare Tabelle, Gesamtbetrag auf einen Blick.

Der Ablauf heute

Jeder Schritt hat zwei Seiten.

Links steht, was der Gast erlebt. Rechts, was gleichzeitig im Hintergrund läuft. In beiden Abläufen bleibt jeweils an einer Stelle bewusst ein Mensch im Spiel.

  1. 1

    Zimmer und Zeitraum wählen

    Preise und freie Tage sieht der Gast direkt auf der Website.

    Preis und Verfügbarkeit prüfen

    Der Server rechnet nach und gleicht mit dem Zimmerkalender ab.

  2. 2

    Online bezahlen

    Bezahlt wird über Mollie, ohne Umweg.

    Zahlung verbuchen

    Jede Zahlung wird genau einmal verarbeitet, auch wenn die Bestätigung doppelt kommt.

  3. 3

    Bestätigung erhalten

    Eine Mail im Haus-Design, mit Rechnung im Anhang.

    Eintragen und abrechnen

    Kalendereintrag im Zimmer, Zeile in der Tabelle, Rechnung als PDF in Drive.

  4. 4

    Türcode bekommen

    Vor der Anreise kommt der Code für das Schloss.

    Gastgeber senden den Code

    Die Mail mit dem Code liegt als Entwurf im Mailprogramm bereit und muss nur noch abgeschickt werden.

    bewusst von Hand
Dahinter

Das System im Ganzen.

Neun Workflows in n8n auf einem eigenen Server verbinden Website, Kalender, Tabelle, Rechnung und Zahlung. Die Gastgeber bekommen nur noch, was wirklich ihre Entscheidung ist.

v1 ging 2025 zusammen mit der Website live und übernahm Einzelbuchungen mit Zahlung, Kalendereintrag und Rechnung. v2 holt auch telefonische Buchungen und Firmenanfragen ins System, informiert das Team automatisch per Mail über neue Buchungen und abreisende Gäste und läuft inzwischen vollständig.

Workflow „Buchung abschließen“Stark vereinfachte DarstellungWartet auf eine Buchung
Buchung eingegangenWebhook
Preis & VerfügbarkeitPrüfung auf dem Server
Zahlung verbuchenMollie
Zimmer eintragenGoogle Kalender
Buchung speichernGoogle Sheets
Rechnung erstellenGoogle Docs
Bestätigung sendenMail an den Gast
00

Zentrale Einstellungen

Preise, Zimmer, Kalender und Firmendaten an einer Stelle. Die Website liest die Preise von dort.

01 – 03

Buchen und abrechnen

Online-Buchung mit Zahlung, manuelle Buchung über die Erfassungsmaske, Sammelrechnung.

04

Team informieren

Automatische Mails ans Team zu neuen Buchungen und abreisenden Gästen.

05

Kontakt

Anfragen über das Kontaktformular landen sortiert bei den Gastgebern.

06 – 08

Firmenbuchung

Von der Anfrage über die Bestätigung per Klick bis zur fertigen Buchung auf Rechnung.

Testmodus

Gefahrlos ausprobieren

Testbuchungen mit eigenen Rechnungsnummern und Mails an eine Testadresse.

Gut gedacht

Drei Entscheidungen, die den Unterschied machen.

Ein Klick statt Vollautomatik

Firmenbuchungen auf Rechnung sind Vertrauenssache. Die Automatik bereitet alles vor, die Gastgeber geben mit einem Klick frei. Sie behalten die Kontrolle, ohne zum Engpass zu werden.

Alles an einer Stelle einstellen

Preise, Saisonaktionen und Zimmer stehen in einer zentralen Konfiguration. Ändert sich ein Preis, stimmt er sofort auf der Website und auf der nächsten Rechnung.

Erst testen, dann umschalten

v2 lief zuerst im Testmodus mit festem Testplan. Erst als alle Fälle sauber durchliefen, ging sie live. Der laufende Betrieb musste nie warten.

Vorne

118 Buchungen. Und kaum Büroarbeit.

„Besonders geschätzt haben wir die proaktive Beratung […]. Der Buchungsprozess verbunden mit dem Zahlungsvorgang für unsere Zimmervermietung läuft vollautomatisch und störungsfrei ab.“
★★★★★Wohnen bei Gerlis · Bewertung auf Google
Dahinter
Buchung per Hand15–20 Min.
Buchung heuteca. 5 Min.
Ersparnis pro Buchung10–15 Min.
Buchungen seit 2025118
Gesparte Zeit20–30 Std.
Der Großteil der Buchungen kommt direkt über die eigene Website, ohne Provision an eine Plattform.
Ihr Ablauf

Wo geht bei Ihnen heute Zeit verloren?

Wir schauen uns Ihren Ablauf gemeinsam an und zeigen, was sich sinnvoll automatisieren lässt. Und was besser in Menschenhand bleibt.

THiNK-Check anfragen

oder direkt: info@think-media.design